Jak korzystać z kalendarza w pracy handlowca?

<transkrypcja nagrania, artykuł będzie dostępny wkrótce>

Porozmawiamy dziś o kalendarzu. O urządzeniu, które bardzo, bardzo wielu ludzi, bardzo wielu handlowców traktuje w sposób zupełnie amatorski, traktuje często zupełnie po macoszemu i nie korzysta z niego tak bardzo, jak mogłaby korzystać, nie korzysta z jego zalet i jego skuteczności nawet w połowie czy w niewielkim tylko stopniu. Powiedzcie sami, spójrzcie sami na siebie, uderzcie się w piersi i zastanówcie się, jak Wy korzystacie z Waszych kalendarzy. Co robimy najczęściej? Jeżeli umawiam się z kimś na jakiś termin, że mu coś dostarczę, wyślę albo przyjadę do niego, to po prostu otwieram sobie taką i taką stronę w kalendarzu, wpisuję pod tą datą informację, że o czternastej mam być na spotkaniu u pana X albo tego dnia mam wysłać ofertę do pana Y i zamykam mój kalendarz, zamykam ten temat również w swojej głowie i przechodzę do następnych zajęć, do następnych działań, po prostu zajmuję się czymś innym, no bo ten temat mam ogarnięty, mam zapisany, zaplanowany, nie muszę do niego wracać. Co się dzieje najczęściej? Najczęściej informacja o takim spotkaniu (i to się dzieje w bardzo wielu przypadkach) trafia przed nasze oczy dopiero w dniu, w którym to spotkanie ma miejsce. Oczywiście jeśli mówimy o jakichś wyjazdach, czymś, co jest związane z rezerwacją lotów, biletów na pociąg czy hoteli to naturalną koleją rzeczy zajmujemy się tym wcześniej, planujemy, bo jest to coś ważnego, coś istotnego. Wyjazd jest dla każdego z nas wyzwaniem, do którego trzeba się lepiej przygotować. Ale jeżeli pod datą jutrzejszą w kalendarzu albo datą dzisiejszą w kalendarzu mam spotkanie o godzinie piętnasta, to kiedy się nim zajmę? Pewnie rano – przyjdę do biura, jest godzina ósma, dziewiąta czy dziesiąta, otwieram kalendarz, patrzę – dziś o szesnastej czy o piętnastej mam spotkanie z firmą X z panem Kowalskim, trzeba by dla niego zrobić ofertę.

Co się wtedy dzieje? Jest to sytuacja, którą ja określam „pożar w burdelu”. To znaczy zaczyna się duże ciśnienie, zaczyna się dzwonienie do ludzi „daj mi ofertę cenową”, do następnych „na kiedy będzie towar”, „daj mi informację o rabatach”, dobijanie się do szefów „ile mogę takiemu gościowi zaproponować upustu”, dobijanie się do ludzi od produkcji „na kiedy możecie wyprodukować” i tak dalej, i tak dalej. Cała firma nagle zaczyna budować jedną ofertę. Wszyscy ludzie dookoła nas mają rozpieprzony dzień, bo Radek Pogoda nagle obudził się, że na ten dzień na godzinę piętnastą musi iść na spotkanie z czymś konkretnym, z jakimś konkretnym materiałem, na którym większość informacji będzie właściwa i prawdziwa. I to robią bardzo często ludzie, którzy nie są handlowcami od wczoraj, robią ludzie, którzy mają fajne doświadczenie i którzy mają dużo swojego codziennego obiegu dokumentów czy funkcjonowania w handlowym życiu, ludzie, którzy mają to wszystko w małym palcu. Oni po prostu podchodzą do kalendarza bardzo rutynowo. To, do czego chciałbym Was namówić (szczególnie, że weekend to taki świetny czas, żeby tego typu manewr wykonać, żeby tego typu zmianę sposobu funkcjonowania z kalendarzem zrobić) – to jest coś, co pozwala z naszych kalendarzy korzystać dużo bardziej skutecznie.

Po pierwsze chciałbym, żebyście kalendarze zaczęli używać z dużo większym wyprzedzeniem. Jeśli dzisiaj macie rozmowę z klientem i będziecie z tym klientem rozmawiali na przykład za tydzień, to zapiszcie sobie to od razu dzisiaj. Nie odkładajcie tego na jakiejś karteczce z boku, tylko od razu po ustaleniu z klientem terminu tego spotkania, terminu tego telefonu czy terminu tej oferty zapiszcie to sobie w kalendarzu na konkretny dzień. Ten dzień, który przypada za tydzień czy nawet za dwa. Będziecie mieli wtedy ślad, żeby na ten dzień nie umawiać się na żadne inne spotkanie, na żadną inną sprawę, bo już termin macie zajęty. Po drugie chciałbym, żebyście na początku każdego tygodnia (czyli tak jak jutro jest niedziela, to jest idealny moment – wieczorem, zanim pójdziecie spać) przejrzeli wszystkie pięć dni do przodu, a tak naprawdę wszystkie siedem dni do przodu do następnej niedzieli, żeby sprawdzić co dla kogo trzeba przygotować, żeby sprawdzić z kim jesteście umówieni na spotkania, żeby się zastanowić na spokojnie, kiedy jeszcze nie jesteście w tym ogniu bitewnym, właśnie w niedzielny wieczór zastanowić się, czy nie warto by było tego spotkania przenieść na przykład z Waszej firmy do jakiejś knajpy i zorganizować z gościem dużo luźniejsze spotkanie nad kotletem, czy może w drugą stronę – zamiast spotykać się gdzieś w biegu w mieście może zaprosić go do siebie, żeby w swoim biurze w spokoju dać gościowi kawę, posadzić go w fotelu i mieć trochę więcej czasu, mieć więcej spokoju na przeprowadzenie porządnej, wartościowej rozmowy handlowej. Jeśli zaś działacie w branży marketingu wielopoziomowego to tym bardziej spójrzcie na Wasz kalendarz, spójrzcie na te spotkania, które zaplanowaliście na następny tydzień i zobaczcie, czy nie da się tych spotkań jakoś połączyć, czy ustawiliście je sobie w miejscach w Waszym mieście albo Waszej okolicy, które są logicznie sklejone ze sobą w jedną całość, czy nie da się na przykład poprosić jednego klienta, żeby przyjechał bliżej Was, bo w ciągu dwóch-trzech godzin macie trzy spotkania w tym samym miejscu zamiast tracić czas na dojazd do niego, a potem powrót na kolejne spotkanie w miejsce, w którym byliście chwilę wcześniej.

Spójrzcie na Wasze kalendarze w trochę bardziej strategiczny sposób. Na to, byście mogli swoje ruchy w tym tygodniu dobrze zaplanować. I przede wszystkim – jeżeli wtedy, w ten niedzielny wieczór odkryjecie, że jest coś, co można poprawić, odkryjecie, że jest coś, co warto by zmienić, na przykład poprosić kogoś innego, żeby był z Wami na takim spotkaniu, jeśli jest to marketing wielopoziomowy to waszego upline’a, osobę, która jest Waszym sponsorem, wprowadziła Was do organizacji, która ma większą wiedzę, która jest lepszym fachowcem, a w normalnej sprzedaży zastanówcie się, czy na to już trzecie czy czwarte spotkanie z klientem X, o którym wiecie, że facet zbliża się do momentu zakupu nie warto oprócz samego siebie zaprezentować również szefa Waszego serwisu, który poopowiada na temat tego, jak użytkuje się sprzedawany przez Was produkt albo kogoś z działu produkcji, kogoś z działu zamówień, kto będzie tam na miejscu już w stanie powiedzieć więcej klientowi na temat procesu zamówienia, procesu produkcji tego elementu czy tego produktu, który chcecie mu zaoferować, porozmawiać bardzo konkretnie o terminach i w ten sposób wprowadzając trzecią, kolejną osobę do Waszej rozmowy przyspieszyć proces, usprawnić go i sprawić, żeby podczas tego spotkania nastąpiło podpisanie umowy.

Oczywiście z kalendarza można również korzystać na różne inne sposoby, ja tego papierowego kalendarza nie używam już od bardzo, bardzo dawna. Stałem się absolutnym fanem kalendarzy elektronicznych, bo one pozwalają nie tylko mnie planować swój czas, ale również wielu innym osobom które ze mną współpracują widzieć kiedy jestem do wzięcia, kiedy jestem poza biurem, kiedy jestem poza miastem, kiedy jak na przykład w tym tygodniu będę dwa dni poza Wrocławiem w moim kalendarzu elektronicznym dostępnym dla różnych ludzi z różnych szczebli naszej firmy, którzy widzą, że ja przez te dwa dni jestem poza Wrocławiem, będę w dwóch miastach Polski i wiadomo, że nie będę w stanie się z nimi spotkać w takim dniu i są w stanie z wyprzedzeniem widzieć moje plany. Oczywiście to działa w drugą stronę – już dzisiaj widzę, że w drugim tygodniu kwietnia szykuje mi się wyjazd poza Polskę, bo ktoś tam kliknął mnie na kalendarzu jako osobę, którą na ten wyjazd zabierze. To jest rozwiązanie, które kalendarz elektroniczny robi znacznie lepiej niż dowolna wersja kalendarza papierowego, bo unikamy po prostu bardzo wielu telefonów z pytaniami „czy możesz?”, „czy ci pasuje?”, „czy ten dzień masz wolny?”. Nie namawiam Was do kalendarza elektronicznego, bo do tego trzeba przekonać się samemu, ale spróbujcie z tych swoich nawet zwykłych papierowych terminarzy, kalendarzy, które mają na jednej stronie jeden dzień czy kalendarzy tygodniowych korzystać trochę szerzej, korzystać trochę lepiej. Patrzcie do przodu, patrzcie na ten cały tydzień do przodu. Jutro niedziela – spróbujcie właśnie w takim pierwszym skoku na Was kalendarz w nowym stylu obejrzeć cały Wasz tydzień do końca. Kiedy macie luki, kiedy można by dołożyć jakieś spotkanie, kiedy macie dzień strasznie napełniony spotkaniami, ofertami, jakimiś manewrami, które wymagają od Was przygotowanie, które wymagają od Was również wysokiego poziomu energii jeśli chodzi o Wasze głowy, o Wasze siły. Może taki dzień upchany dałoby się dwoma-trzema telefonami w poniedziałek rano trochę rozładować. Po prostu któregoś z ludzi umówionych w tym czasie przełożyć na inny termin. Spróbujcie popracować. Kalendarz naprawdę potrafi być świetnym narzędziem, potrafi być doskonałym przyjacielem każdego handlowca i wydaje mi się, że taka chwila na spokojnie, analitycznie spędzona przed kalendarzem to może być jedna z najlepszych inwestycji w Wasz nadchodzący tydzień. Uratujecie sobie trochę stresu, uratujecie sobie trochę bieganiny, uratujecie sobie trochę niepotrzebnego przepinania się, może przez mądre planowanie, przez mądre wykorzystanie takiego strategicznego spojrzenia z góry na cały tydzień będziecie w stanie parę transakcji przyspieszyć albo w ogóle sprawić, że będą możliwe.