BARDZO ważny dzień.

<transkrypcja nagrania, artykuł będzie dostępny wkrótce>

Będziemy dziś mówić o bardzo ważnym dniu. O dniu, który dla każdego z nas ma znaczenie kluczowe niezależnie od tego, czy jesteście handlowcem od kilku dni, od kilku miesięcy, czy jesteście managerami czy jesteście ludźmi, którzy prowadzą własną firmą to ten dzień czy te dni (bo jest ich więcej w roku) są cholernie istotne. Pewnie wielu z Was już zgadło, że chodzi mi o to, że ten bardzo ważny dzień to poniedziałek. Każdy poniedziałek w każdym nowym tygodniu (może z wyjątkiem poniedziałku wielkanocnego, bo wtedy leżymy wentylami w górę i mamy wielki spokój), który jest normalnym dniem roboczym pozwala nam zrobić rzeczy bardzo ważne, które są dla naszego biznesu, dla naszej sprzedaży istotne. I tak, jak już Wam mówiłem – każdy z tych poniedziałków ma swoją rolę, każdy z tych poniedziałków jest bardzo istotny, bo w ten dzień otwieramy nowe rzeczy. Poniedziałek jest dniem, w którym możemy zacząć nowe projekty, takie, które pozwalają nam uruchomić coś od zera, czyli jest to dzień na start. Jest to też dzień, w którym możemy zrobić wiele rzeczy związanych z funkcjonowaniem w czasie, z funkcjonowaniem z naszymi klientami, z rozmową z ludźmi, z tym, żeby podsumować to, co działo się przez cały zeszły tydzień i przede wszystkim to, co najważniejsze i co ja osobiście w poniedziałku najbardziej lubię – jest to świetny dzień, żeby zaplanować to, co przez całą resztę tygodnia będzie się w moim życiu działo.

Co jest tak istotnego? Przede wszystkim dzień startu, to znaczy jeśli coś Wam w zeszłym tygodniu nie wyszło, jeśli coś w zeszłym tygodniu poszło niezgodnie z Waszymi planami, jeżeli jakąś decyzję, na przykład decyzję klienta nie udało się doprowadzić do końca przed piątkiem, jeżeli ktoś wstrzymał się z podjęciem decyzji finalnej właśnie a piątek przed weekendem poniedziałek jest automatycznie naturalnym dniem, od którego możecie zacząć cała tą zabawę, całą to rozgrywkę związaną z prowadzeniem procesu sprzedaży od nowa. Wrócić do zapisanego stanu gry, kontynuując pójść dalej, kontynuując uruchomić od nowa cały Wasz proces, cała dyskusję, całą relację związaną ze sprzedaży z tym konkretnym przypadkiem, który w danym momencie macie na tapecie. Podsumowanie to też dobry moment, aby zamknąć tydzień ubiegły. Bardzo często jest tak, że w tygodniu jesteśmy w młynie, jesteśmy cały czas zajęci, cały czas biegniemy, wszystko dzieje się bardzo szybko, w ciągu tygodnia wszystko dzieje się w takim tempie, wypadki zdarzają się na tyle gęsto, że nie ma czasu się zatrzymać i zastanowić nad tym, czy coś zrobiłem dobrze, czy coś zrobiłem źle, czy coś pominąłem w swoim planie, czy jakiegoś elementu, jakiegoś ważnego detalu, jakiegoś ważnego fragmentu układanki o nazwie „sprzedaż” nie wypełniłem czy też jest wszystko zapięte na ostatni guzik i jesteśmy gotowi do tego, żeby skoczyć do startu, żeby zacząć z klientem następny etap, następny element w rozgrywce zwanej sprzedażą. No i oczywiście plan – to jest moment na to, żeby szczególnie rano, kiedy przychodzimy do firmy, kiedy siadamy przed komputerem to zanim włączycie program pocztowy i ściągniecie swoje maile, zanim zaczniecie dyskutować na temat tego, co działo się prywatnie w ciągu weekendu w domu warto jest te pierwsze kilka-kilkanaście minut poświęcić na zaplanowanie najbliższych dni, na zaplanowanie tego tygodnia. Może nie do końca szczegółowo na zasadzie potwierdzenia czy ułożenia sobie dokładnie całego kalendarza tygodniowego, ale przede wszystkim otwarcia Waszego kalendarza i spojrzenia na to, co w kalendarzu zaplanowane mam już, to znaczy jakie są spotkania, jakie konkretne daty i godziny mam już zajęte. Okazuje się, że najczęściej mamy w tygodniu jakieś luki. Poniedziałek jest doskonałym dniem do tego, żeby zrobić sobie syntetyczny wygląd tygodnia, żeby sobie przygotować taki (jak ja to nazywam) rachunek sumienia, żeby spojrzeć na to, gdzie jeszcze w tym tygodniu mogę poupychać rzeczy, które tak naprawdę pozwolą mi zaplanować swoje dalsze kroki. Jeżeli widzę, że w tygodniu mam sporo dziur, że na przykład mam całą środę wolną, to znaczy ta środa jest przeznaczona dla mnie, ta środa jest wystarczającym czasem na to, żeby ułożyć od nowa cokolwiek na ten dzień, to świetnym pomysłem jest zaplanować sobie działania w takich właśnie lukach. I do tego Was bardzo zachęcam. Chciałbym, żebyście spojrzeli na swoje kalendarze w sposób analityczny, w taki sposób, jaki pozwoli Wam zerknąć na cały tydzień na raz. Jeżeli korzystacie z kalendarzy papierowych, bo wiem, że wielu ludzi tak robi, bo do takiego systemu jest przyzwyczajonych i ten system jest dla nich sprawny, to przepiszcie sobie te rzeczy, które już macie zaplanowane na zasadzie spotkanie-konkretna data-konkretna godzina-konkretne miejsce przepiszcie sobie na taką właśnie kartę, na tablicę albo na kawałek karty z drukarki A4 czy A3, gdzie możecie sobie rozpisać tą roboczą część tygodnia. Załóżmy, że to jest czas mniej więcej godziną ósmą i dziewiątą a dziewiętnastą, kiedy zamyka się wiele sklepów albo siedemnastą, kiedy wiele osób kończy pracę. To, co się dzieje później (do północy) to jest najczęściej i tak czas poświęcony na Wasze sprawy prywatne albo poświęcony na przykład na powrót do domu, jeśli na koniec dnia zaplanowaliście spotkanie. Chciałbym, abyście ten swój roboczy kalendarz, abyście tą swoją część tygodnia przeanalizowali pod kątem tego, czy jest faktycznie dobrze wykorzystana.

Dlaczego jest to tak istotne? Z jednego podstawowego względu. Bardzo często jest tak, że mimo tego, że mamy w tygodniu już kilka rzeczy ułożonych na konkretne dni, to mamy wrażenie, że ten tydzień jest dla nas w miarę wolny. Co to oznacza? Ano to, że bardzo często przyjdzie do nas ktoś, kto potrzebuje czegoś i do naszego planu, który mamy już zrobiony dołoży nam jedną, drugą, trzecią rzecz nową, której my sobie wcale nie planowaliśmy. Te trzy rzeczy to są trzy tematy, które mogą dla nas stanowić pewnego rodzaju cmentarz dla naszej aktywności, bo jeżeli ktoś do Waszego kalendarza dołoży dwa, trzy spotkania, które w żaden sposób nie są zgrane z Waszym kalendarzem, jeśli te spotkania będą wymagały na przykład wyjazdu z firmy, jeżeli te spotkania będą wymagały przejechania połowy miasta między jednym już zaplanowanym przez Was spotkaniem, a tym, co zaplanowane macie później to oznacza, że straciliście masę czasu. Spojrzenie na kalendarz i zaplanowanie sobie do niego dodatkowych aktywności z Waszej strony, czyli na przykład jeśli w poniedziałek mam pierwsze spotkanie o godzinie 13 to wiem, że do tej godziny mogę robić telefony, które podsumowują mi transakcje, które już ciągnę i telefony, które pozwalają mi zaplanować ciąg dalszy. Czyli w tym czasie, który widzę, że mam wolny mogę wykonać telefony do klientów i dopchać sobie dodatkowe spotkania na jutro, wypełnić nimi środę, dołożyć coś w czwartek i tak dalej. Mając wgląd w to, jak faktycznie wygląda Wasz kalendarz, mając świadomość, że w tym momencie kalendarz wyznacza Wam pewne sztywne ramy będziecie mieli jedną, podstawową szansę. Jak ktoś przyjdzie, żeby coś Wam do tego kalendarza dołożyć powiecie mu, że na to trzecie na pewno już nie macie czasu. Nie macie szansy, żeby je wcisnąć do swojego planu dnia, bo jest on zapchany, jest już wykorzystany.

Jeszcze jedna bardzo, bardzo ważna rzecz. Jeśli Wy sami widzicie, że jeszcze są wolne miejsca, że między ułożonymi już spotkaniami, że między zaplanowanymi wyjazdami i tak dalej jest trochę przestrzeni, jest jeszcze trochę luzu to nie dajcie się zwieść pozorom. Nie da się przyjść na spotkanie bez przygotowania do niego. Nie da się usiąść z klientem do stołu i rozmawiać na temat transakcji czy na temat procesu, który prowadzicie już dłuższy czas, jeśli nie przejrzycie notatek, jeśli nie przejrzycie korespondencji mailowej, jeśli nie spojrzycie na ofertę, jeśli nie potwierdzicie warunków. Jeżeli zakładamy, że dziś jest poniedziałek rano o godzinie ósmej i jeśli wiecie, że to spotkanie jest zaplanowane na piątek od zeszłego tygodnia to na pewno są rzeczy, które warto odświeżyć. Na pewno są rzeczy, do których warto się cofnąć. Na pewno są rzeczy, które warto wykorzystać, sięgnąć do podsumowania transakcji, do podsumowania tych wszystkich dotychczas wykonanych kroków z tym klientem żeby na spotkaniu piątkowym być osobą przygotowaną, pamiętającą, czego klient chciał, bo odświeżacie sobie notatki z CRMu czy notatki ze spotkania, na którym rozmawialiście o potrzebach klienta, bo odświeżacie sobie ofertę, sprawdzacie sobie swoje kalkulacje, sprawdzacie, czy przez ten tydzień dzielący spotkanie zaplanowane (bo w zeszłym tygodniu je planowaliście) od piątku nie zmieni się coś w kursach walut, w dostępności produktów, coś, co związane jest z finalną ceną – te wszystkie rzeczy powinniście sobie odświeżyć, ale nie dziś w poniedziałek rano! W piątek rano, albo w piątek przed spotkaniem, żeby po pierwsze nie zaśmiecać sobie dzisiaj głowy rzeczą, która jeszcze przez cztery dni nie będzie Wam potrzebna (w Waszych głowach i tak dzieje się dużo, patrząc na przykład swojej własnej), ale też po drugie żeby przed spotkaniem z tym klientem być na świeżo, być osobą, która parę minut temu przeglądała materiały, przeglądała notatki, która wyjęła sobie z szafy teczkę takiego klienta, która wyciągnęła sobie formularze, korespondencję, inne dokumenty i na spotkanie przychodzi z teczką kwitów albo z komputerem otwartym na właściwym zapisie CRMu i rozmawia z klientem jak z osobą, o której wie wszystko. Jeżeli się przygotujecie, wiecie wszystko. Dlatego tak cholernie istotne jest, żebyście korzystając z kalendarza zostawiali sobie odrobinę czasu przed spotkaniem. Oczywiście to nie musi być kilka godzin. Myślę, że bardzo mało jest spotkań czy mityngów organizacyjnych, do których trzeba aż tak długo się przygotowywać. Jeżeli jesteście z klientem na bieżąco, to tak naprawdę najczęściej wystarczy odświeżyć sobie pewne fakty, odświeżyć daty, ceny, wartości, to wszystko, co było już powiedziane, ale jednak odświeżyć. Korzystajcie z tego, że jest poniedziałek. Korzystajcie z tego, że macie kalendarze, a jeśli nie macie – nawet się nie przynawajcie. To jest absolutnie podstawowe narzędzie w pracy każdego handlowca i praktycznie każdej osoby, która na dzień dzisiejszy w tym naszym porąbanym, szybko biegnącym świecie funkcjonuje. Korzystajcie z kalendarzy w sposób świadomy, w sposób taki, który pozwala strategicznie i sensownie planować własne ruchy oraz budować każdy swój dzień, każdy swój ruch tak, żeby jak najwięcej z tego czasu, który poświęcacie na pracę wykorzystać, żeby na tym czasie poświęconym na pracę jak najmocniej wykorzystać, żeby nie był on bezpowrotnie zabrany Waszej rodzinie czy Wam samym, żeby nie był to czas wycięty bez żadnego zysku z Waszego czasu wolnego, z tego krótkiego życia, jakie jest nam dane, tylko żeby był to czas, jaki na siebie zarobi nie tylko w pieniądzach, ale też w potężnej dawce satysfakcji, jaką zawód profesjonalnego handlowca daje.