Ważna rzecz – notatka.

<transkrypcja nagrania, artykuł będzie dostępny wkrótce>

Będziemy dziś mówili o bardzo popularnym niestety błędzie w zachowaniu handlowców, handlowców każdego typu sprzedaży, każdego typu biznesu, zarówno tych, którzy siedzą w punktach sprzedaży, czy sklepach, czy salonach i sprzedają usługi w ramach klasycznego pojęcia biznesu jak i tych, którzy zajmują się na własną rękę niezależnie sprzedażą czy budowaniem organizacji w marketingu sieciowym czy marketingu wielopoziomowym. Bardzo często spotykając ludzi na szkoleniach i rozmawiając z ludźmi których szkolę, ale również podczas przygotowań ludzi do pracy czy prowadzenia zespołu sprzedażowego (czym zajmuję się już od prawie 20 lat) spotykam się z tym, że wielu handlowców kończy spotkanie ze swoim klientem kompletnie na nich. To znaczy spotykają się z takim gościem w sytuacji jeden na jeden w sklepie czy w salonie, spotykają się z takim człowiekiem u niego w biurze, spotykają się z takim potencjalnym klientem podczas targów na stoisku jego lub własnym, podczas jakiejś imprezy zewnętrznej i tak dalej, rozmawiają o zrobieniu wspólnego biznesu, o uruchomieniu procesu sprzedaży, ale najczęściej po tego typu spotkaniu, po tego typu bardzo wartościowej okazji biznesowej, bardzo ważnym wyjściu do klienta którym jest takie spotkanie face to face jedyne, co im zostaje w rękach to wizytówka, wizytówka klienta. Oczywiście oni dają mu swoją, ale od klienta dostają najczęściej tylko to – kartonik pięć na cztery czy dziewięć na pięć, na którym mają tylko podstawowe informacje, bo najczęściej nawet zdjęcia tego gościa, które pozwala skojarzyć twarz z nazwiskiem na tych naszych dzisiejszych wizytówkach nie ma. Co więc mają tacy ludzie, tacy handlowcy po spotkaniu z klientem X? Mają jego imię, nazwisko, stanowisko, mają często nazwę firmy, adres pocztowy, adres mailowy, numer telefonu (czasami nawet komórkowego), czasami informację o certyfikatach, jakie dana firma ma, czasami informację o produktach, które ma w swojej ofercie – ale tu dalej nie ma niczego na temat spotkania, które właśnie się zakończyło.

Dlaczego więc uważam, że wizytówka zabierana przez handlowca na spotkanie do zdecydowanie za mało? Bo brakuje jej większego przyjaciela – notesu. Miejsca, w którym podczas spotkania robicie notatkę. Jest spore grono osób, które spotkałem na prowadzonych przez siebie szkoleniach, kiedy próbowałem im włożyć do głowy trochę wiedzy, ale również ludzi, których spotkałem na szkoleniach, którzy siedzieli tak jak ja w ławie i przyjmowało wiedzę od ludzi jeszcze lepszych od nas samych – jest wielu ludzi, którzy twierdzą, że prowadzenie notatek w czasie spotkania z osobą, która jest z tobą w kontakcie jeden na jeden jest nieeleganckie, jest niegrzeczne, że powinniśmy się w stu procentach skupić na tym, o czym rozmawiamy z klientem, że powinniśmy sto procent uwagi skupić na nim, a nie notować czegoś, nie zapisywać na kartce, bo to ludzi wytrąca z równowagi, bo to jest zakłócenie ich prywatności, bo to jest niepoważne, albo z drugiej strony uznawane za zimne, zachowujemy się jak oficer łącznikowy milicji obywatelskiej. Ja uważam, że to jest kompletna głupota. Z własnego doświadczenia wiem, że jeżeli zamawiam u kogoś produkt czy usługę, na której dostawie bardzo mi zależy, to naprawdę czuję się świetnie, jeżeli ten ktoś każde moje życzenie, każde moje słowo, każdy warunek, który chciałbym, żeby ta usługa lub produkt spełniały był przez niego zapisany. Chcę mieć ten spokój, to przekonanie, że dostanę to o co prosiłem. Nie wiem, czy też tak macie, ale jeżeli kelner w restauracji zapamiętuje Wasze zamówienie, a później zamiast zamówionej przez Was kawy latte przynosi Wam espresso to jesteście wściekli jak psy. Tak samo dzieje się, jeśli pomieszają Wam sosy do pizzy, czy jeżeli pomieszają Wam jakikolwiek inny element zamówienia spożywczego. Zastanówcie się więc, czy klientowi naprawdę przeszkadza przy dużo poważniejszych rzeczach, które na co dzień sprzedajecie (jak na przykład ja lokomotywy)? Czy przeszkadzałoby Wam, gdyby handlowiec, który do Was przyjeżdża zapisywał wszystko to na temat lokomotyw, co Wy od tego sprzętu chcecie?

Dla mnie jest to rzecz absolutnie podstawowa. Powiem Wam zresztą więcej – jak wyglądają moje notatki i jak sam te notatki robię. Na moich notatkach zawsze jest kilka stałych elementów. Zawsze jest tam data spotkania. Zawsze jest miejsce, w którym się spotykamy, a czasami nawet okoliczności. Jeżeli tym miejscem jest to biuro klienta, to jest to wystarczający, ale jeżeli tym miejscem są na przykład targi Transport 2015 i mam wtedy z dwóch podobnych notatek różnicę między tym, o czym rozmawialiśmy na tych targach, a tym, o czym rozmawialiśmy na targach Zielone Jabłuszko 2014 parę miesięcy wcześniej. Zawsze na tych notatkach znajduje się też informacja dotycząca przedmiotu, o którym rozmawiamy, dotycząca tego, co klient chce zamówić, co klient chce ode mnie kupić, wydzierżawić czy w jakikolwiek inny sposób uzyskać. Zapisuję więc konkretną informację – produkt taki i taki w wersji takiej i takiej. Jeżeli jest to coś, co ma kolory, zapisuję kolor, który go interesuje. Jeśli to jest coś, co ma różne pojemności, objętości, różnego rodzaju wyposażenie to te wszystkie rzeczy sobie zapisuję. Jeżeli tak jak w branży samochodowej czy branży komputerowej kompletne zamówienie to jest kilkadziesiąt pozycji, to wiadomo, że nie robię tej notatki tylko i wyłącznie na karteczce (bo to jest marnowanie mojego czasu). Jeżeli mam do dyspozycji na przykład konfigurator komputerowy lub możliwość złożenia takiego zamówienia przy pomocy systemu komputerowego to takie zamówienie wysyłam nie tylko klientowi do potwierdzenia czy w trakcie negocjacji, ale również drukuję ją sobie na zwykłym papierze i podpinam pod notatkę ze spotkania. Na tej notatce zawsze zapisuję też informację o cenie, jaką klient ode mnie dostał, bo różni klienci dostają różne ceny ze względu na ilość ich wcześniejszych zakupów, na poziom rabatów i inne tego typu rzeczy. Zapisuję zawsze informację o rabacie, o którym rozmawialiśmy, jeśli ten rabat w ogóle miał miejsce. Zapisuję informację o terminie, w którym ten klient chce swój towar dostać, a jeżeli ja też podałem w czasie tego spotkania jakiś inny termin, który na przykład jest możliwy ze względów technicznych czy produkcyjnych, to też informuję go o tym, że nie dostanie tego na początek maja, a dostanie to w trzecim czy czwartym tygodniu maja – żebym mógł się do tego później odnieść. Zapisuję wreszcie rzeczy, które nie są konkretnie związane z tym produktem czy z tą usługą, o której rozmawialiśmy. Zapisuję rzeczy, które wyłapałem w czasie tego spotkania, o których klient nawet nie musiał mówić. Jeżeli było to spotkanie u niego w biurze, to zapisuję sobie, że nad jego szafką wisiały łby ryb na przykład i że ma piękną wędkę postawioną obok okna albo coś w wyposażeniu jego biura jest związane z wędkarstwem. Jeżeli na ścianach wiszą medale z imprez sportowych, z maratonów, biegów, triatlonów czy innych rzeczy to też to sobie zapisuję, żeby później w wolnym czasie móc sprawdzić na Facebooku czy w Internecie czy ten facet nie jest przypadkiem sportowcem i odwołać się do tych jego sportowych wydarzeń podczas wykonywania kolejnego telefonu w czasie negocjacji czy dopinania oferty.

Zrozumcie – rzeczy, które zapisujecie w swoim zeszycie, które zostają jako notatka ze spotkania mogą dotyczyć praktycznie wszystkiego. Mogą dotyczyć tego, że facet pochwalił się, że wyjeżdża na dwa czy trzy tygodnie za granicę, więc wiecie, że przez dwa czy trzy tygodnie nie ma sensu do niego dzwonić, bo i tak nie odbierze. Może pochwalić się tym, że wrócił z urlopu i przy następnym telefonie za kilka dni możecie odnieść się do tego „no jak tam panie Marku, zdążył się pan już zmęczyć po urlopie?”. Zrozumcie – im więcej informacji zapiszecie, tym większą będziecie mieli paletę możliwości przy prowadzeniu kolejnych kroków. Dlatego nie kończcie spotkań tylko z wizytówką swoich klientów. Weźcie ze sobą notesy, otwórzcie je w trakcie takiego spotkania i zapisujcie wszystko to, co w Waszej głowie, co w Waszej pamięci, co w Waszym systemie sprzedażowym powinno zostać po takim spotkaniu – wszystkie ustalenia, wszystkie omówione rzeczy a przede wszystkim wszystkie zobowiązania, które podjęliście w rozmowie z tym klientem. I co bardzo ważne – jeśli na tej notatce ze spotkania napisaliście, że do czwartku trzeciego maja klient ma dostać od Was ofertę to to nie może skończyć na karteczce podsumowującej Wasze spotkanie. Informacja o terminie trzeciego maja musi natychmiast trafić do Waszego kalendarza. Musi zostać zaplanowana również w miejscu, które jest dla Was dużo bardziej wymagające, dużo bardziej sztywno trzyma Was za twarz niż tylko notatka ze spotkania. To jest nieocenione narzędzie, to jest nieoceniona pomoc przy budowaniu oferty, przy negocjacjach, przy kolejnym kontakcie z klientem, ale rzeczy które wymagają aktywności z Waszej strony powinny z notatki być przeniesione do kalendarza.