Jak planować pracę handlowca? Metoda zegara czyli batching w praktyce.

<transkrypcja nagrania, artykuł będzie dostępny wkrótce>

Porozmawiamy dziś o tym, w jaki sposób handlowcy, szefowie sprzedaży, ale też większość innych ludzi, wielu innych ludzi w firmie może zarządzać dwoma najważniejszymi elementami, dwoma najważniejszymi składnikami osobistego majątku, którymi każdy z nas dysponuje. Mówić będziemy bowiem o zarządzaniu czasem i o zarządzaniu energią. Tych dwóch rzeczy, w odróżnieniu od pieniędzy, nowego inwestora, nowego produktu, nowego klienta, tych dwóch rzeczy – czasu i energii nie jesteśmy w stanie w żaden sposób odzyskać, jeśli raz pozwolimy im się zmarnować. Do zarządzania tymi dwoma elementami – czasem i energią używać będziemy techniki, o której kiedyś już mówiłem w jednym z moich filmów. Jest to technika po angielsku zwana „batchingiem”. „Batching”, czyli grupowanie, pakietowanie pewnych czynności, które są podobne do siebie.

Jak ten „batching” funkcjonuje? W jaki sposób najłatwiej go określić? Musicie wiedzieć, że amerykańscy naukowcy, niezawodni amerykańscy naukowcy, którzy wyliczyli już wszystko, od grubości ludzkiego włosa po odległość do najdalszych gwiazd, ci właśnie niezawodni amerykańscy naukowcy przeliczyli kiedyś, że przestawienie się z jednej czynności na drugą naszemu własnemu, osobistemu, ludzkiemu mózgowi zajmuje między dziesięć a piętnaście minut. Te czynności między którymi się mózg przestawia mogą być bardzo różne – to może być skupienie związane z nocną jazdą samochodem, a za chwilę, po tych 10-15 minutach przestawienia sprawna, skuteczna komunikacja na przykład w formie rozmowy z ciotką albo z kimś, do kogo przez tą ciemną noc jechaliśmy. W samochodzie jesteśmy milczący, w pełni skupieni, skoncentrowani na tym, co się dzieje przed autem i zanim zaczniemy płynnie, sprawnie, skutecznie, sympatycznie rozmawiać z osobą, która na nas czekała, do której jechaliśmy upłynie właśnie ten moment, kiedy musimy wyjść z jednego stylu, z jednego sposobu funkcjonowania, z jednego poziomu skupienia w ten drugi, potrzebny do prowadzenia bieżącej rozmowy. Oczywiście, dla życia handlowca, dla życia szefa sprzedaży, człowieka, który zarządza pewnym zespołem ludzi, pewnym majątkiem, pewną większą całością albo zarządza swoim własnym czasem, swoją własną osobą, swoją własną energią (w przypadku handlowca) to funkcjonowanie między różnymi bytami musi się odbywać codziennie. Codziennie musimy bowiem dzwonić przez telefon, rozmawiać przez telefon z ludźmi, którzy są dla nas albo zupełnie obcy (bo słyszymy się z nimi po raz pierwszy), albo mamy z nimi już jakąś wypracowaną nić porozumienia, musimy wysyłać do nich oferty, czyli musimy coś pisać, tworzyć jakąś treść, która będzie zrozumiała i zaakceptowana, przyjęta przez osobę, dla której taką treść piszemy. Musimy rozmawiać z ludźmi, z którymi się spotykamy face-to-face – to są spotkania, na które my wyjeżdżamy, to są spotkania, kiedy ludzie przychodzą do nas, do firmy, do biura, do salonu, wreszcie musimy zajmować się całą resztą rzeczy związanych z bieżącym utrzymaniem, z bieżącą administracją, funkcjonowaniem naszego biura, naszej firmy, naszego działu sprzedaży.

Jak sobie z tym radzić? W firmie, którą w tej chwili zarządzam, ale też w wielu innych miejscach, które miałem wcześniej okazję spotkać, czy to podczas moich szkoleń, czy podczas różnego rodzaju warsztatów prowadzonych z ludźmi czy pracy z ludźmi, pracy z firmami, kiedy wchodziłem do środka, kiedy zaczynałem pracować w działach sprzedaży bardzo często korzystaliśmy z techniki, która tą teorię batchingową, tą wiedzę amerykańskich naukowców przekłada na bardzo proste, wizualnie łatwe do zrozumienia narzędzie. Tym narzędziem jest zegar. Jak można tą teorię pokazać? Rysujemy tarczę dużego, wskazówkowego zegara. Żebyśmy mogli nasz batching przełożyć na zegar musimy sobie określić, w jakim czasie funkcjonujemy na co dzień. Większość z nas w kulturze europejskiej, w kulturze amerykańskiej, tej, którą nazywamy kulturą Zachodu funkcjonuje w tak zwanym standardzie nine-to-five – zaczynamy pracę około godziny dziewiątej, kończymy pracę około godziny siedemnastej, to jest ten standard. Oczywiście są wśród nas osoby, które wolą pracować w nieco innych godzinach. Ja sam jestem generalnie przyzwyczajony do tego, żeby zaczynać pracę bardzo wcześnie, tyle tylko, że ze względu na dojazdy w Warszawie bardzo często pracuję rano w domu, potem dopiero funkcjonuję w biurze. Ale znam wiele osób, które swoją biurową pracę zaczynają o godzinie ósmej czy nawet wcześniej, o godzinie 6:30, 6:40. Ci ludzie często wstają rano, idą na jakieś bieganie, na jakieś pływanie, wychodzą z basenu koło godziny siódmej, biorą prysznic, wysuszą włosy, ubierają się i przyjeżdżają do biura wtedy, kiedy jeszcze tu jest cicho, kiedy nie ma ludzi, kiedy nie ma z kim rozmawiać o wczorajszym odcinku serialu, o ich problemach miłosnych, o problemach związanych z dziećmi czy małżeństwem jakiekolwiek by one nie były. Czasami ta godzina, półtorej godziny wygospodarowana z dnia w czasie, kiedy nie ma jeszcze w biurze ludzi jest największym majątkiem, jest najcenniejszą częścią dnia pracy, bo w tym czasie, kiedy jest cisza i spokój najwięcej możemy zrobić. Ale załóżmy dziś dla uproszczenia tego całego modelu, tej sytuacji, że mamy do czynienia z człowiekiem, który funkcjonuje w standardowych godzinach od dziewiątej do siedemnastej. Jak możemy tym czasem gospodarować?

To najczęściej jest tak, że wielu ludzi te pierwsze 35, 40, 50 minut czasu po przyjściu do biura, po przyjściu do firmy poświęca na rzeczy, które ja nazywam mało eleganckim określeniem „pierdoły”. To są ludzie, którzy w tym czasie robią sobie kawkę, odpalają Facebooka, odpalają prywatnego maila, sprawdzają co się wydarzyło od wczoraj w dużych wiadomościach, otwierają Onety, Wirtualne Polski i wszelkie tego typu miejsca, sprawdzają newsy, sprawdzają informacje i w ten sposób nie tylko zabierają sobie 30, 40, 50 minut czasu, który mogliby poświęcić na coś dużo bardziej wartościowego, na coś dużo sensowniejszego, ale zabierają też sobie sporo energii, bo poświęcają swoją uwagę, wydatkują swoją energię mentalną, energię fizyczną na śledzenie rzeczy, które tak naprawdę nie są dla nich ważne. Skoro już poświęcamy te osiem godzin, tą jedną trzecią doby, jedną trzecią naszego życia na pracę, to fajnie byłoby, żeby ten czas w pracy był skupiony. Jak więc sobie z tym radzić? Moja propozycja, sprawdzona wielokrotnie i od wielu lat używana z naprawdę dobrym skutkiem polega na tym, abyśmy podzielili nasz czas pracy, nasze osiem godzin na kilka bardzo konkretnie opisanych i konkretnie zdefiniowanych, przeznaczonych do konkretnych zadań fragmentów.

Pierwszym z nich będzie ten czas, który ja tu określę technicznie jako „pierwsze trzy godziny”, czyli mniej-więcej do godziny dwunastej, czyli czas, który powinniśmy poświęcić na te zadania, które wymagają od nas najwyższego poziomu energii. To jest moment, w którym jesteśmy najbardziej wypoczęci, kiedy jesteśmy najbardziej wyluzowani, kiedy nasz umysł po przespanej nocy, po dobrym, pożywnym śniadaniu, po spokojnym poranku, kiedy wszystko jest przygotowane, kiedy wystarczy tylko ubrać się, zjeść to, co przygotowaliśmy na śniadanie i dojechać do biura – ten moment, te pierwsze trzy, czasami cztery godziny, czasami ciut czasu wygospodarowanego tu poniżej tej godziny dziewiątej, te pierwsze 3-4 godziny to jest moment, kiedy mamy najwięcej energii, kiedy najwięcej nam się chce, kiedy najwięcej też trzeba, żeby nas zniechęcić, zdemotywować, aby nasze funkcjonowanie, nasz poziom energii, nasz poziom takiej, werwy, ognia spadł. Ja te pierwsze 3-4 godziny zwykłem przeznaczać na robotę najtrudniejszą. Najtrudniejszą nie od strony jakości, kalkulacji, jakiegoś głębokiego zastanawiania się, ale najtrudniejszą od strony wytrzymałości mentalnej, od strony uczuć, które nami targają. To jest genialny czas na to, aby dzwonić do klientów, aby wykonywać dzwonki baz zimnych, albo kontaktować się z kimś, z kim już dawno nie mieliście do czynienia, używać tutaj wielu technik, wielu metod, o których już rozmawialiśmy wcześniej, aby wracać do kontaktu z ludźmi, którym paradoksalnie dużo uwagi trzeba poświęcić, dużo energii, dużo pracy, dużo takich pojedynczych, wychodzących rozmów, ale których efekt może być słaby. Tu jest miejsce, tu jest czas na to, aby nasz mózg, wypoczęty, nakręcony, pełen energii bez problemu poradził sobie z odmową, bez problemu poradził sobie z kimś, kto odkłada słuchawkę, bez problemu poradził sobie z kimś, kto mówi „Nie, nie jestem zainteresowany, nie zawracajcie mi głowy”. To jest czas w ciągu dnia, kiedy Wasza energia wyrównuję tą stratę, tą demotywację, te wyciągające z nas soki życiowe odmowy i negatywne, złe komunikaty.

Co się dzieje później? Po takich 3-4 godzinach pracy ostrej, skupionej, wytężonej, kiedy idziemy na ilość, kiedy staramy się jak najwięcej tych czynności w ciągu 3-4 godzin zrobić, kiedy staramy się jak najwięcej tych nowych klientów, tych nowych kontaktów wsypać do naszego worka, do naszego lejka sprzedażowego jako potencjalnych klientów, kiedy ten okres prospectingu zakończymy prawda jest taka, że najczęściej będziemy totalnie wycieńczeni. Trzy godziny, cztery godziny pracy na telefonie, trzy godziny przepracowane sprawnie wykonując połączenia raz za razem, jedno po drugim, nie bacząc na to, jaka jest odpowiedź, nie bacząc na to, czy rozmowa się potoczyła dobrze czy źle, czy rozmowa jest krótka czy długa, czy kończy się pozytywnie czy też w sposób zupełnie skandaliczny – te trzy godziny nas wyczerpią. Dlatego ważne jest, aby po takim trzy-czterogodzinnym maratonie telefonów wygospodarować dla siebie 30-40 minut czasu wolnego. Czasu wolnego, który pozwoli nam (ponieważ jest to godzina dwunasta) na to, żeby zjeść coś, żeby pójść na jakiś lunch, żeby wyciągnąć z torby kanapkę czy zrobić sobie gorącą herbatę. Ja w tym czasie zawsze staram się zrobić jedną bardzo, bardzo ważną rzecz – i to też Wam polecam. Wyjdźcie z biura. Jeżeli nie możecie wyjść poza biuro, jeżeli nie możecie pójść na spacer, jeżeli nie możecie tych 30-40 minut przerwy poświęcić na krótki spacer do budy z kebabami, do miejsca, gdzie dają dobre, pożywne sałatki, do pizzerii czy jakiegokolwiek innego miejsca, gdzie możecie coś zjeść, jeżeli Wasz poziom finansowy sprawia, że musicie wcinać kanapki zrobione przez siebie, przez żonę czy przez matkę to weźcie te kanapki i idźcie na ławkę przed firmą. Najlepiej, żeby to było miejsce, gdzie inni nie palą, gdzie nie ma wielkie hałasu, ale nie zawsze tak jest możliwe. Uwierzcie mi – to, że wstajecie od komputera, to, że odkładacie służbowy telefon, to, że ściągacie z uszu słuchawki czy mikrofon callcenterowy, którego bardzo często używają handlowcy do wykonywania tej pierwszej części dużej ilości połączeń, sam fakt podniesienia tyłka i wyjścia poza Wasze miejsce pracy sprawia, że odpoczynek w tych 30-40 minutach będzie dużo, dużo bardziej skuteczny.

Co się dzieje później? Jeżeli pójdziemy się najeść, jeżeli wrzucimy do żołądka trochę substancji odżywczych to żołądek zaczyna trawić, a poziom naszej energii siada. Stajemy się senni, stajemy się znużeni i to jest najtrudniejszy moment w ciągu dnia. To jest moment, w którym nie warto dzwonić do klientów, z którymi trzeba coś negocjować, z którymi trzeba coś dopinać. To jest moment, który trzeba przeznaczyć na czynności, które ja nazywam „50%”. „50%” to okres godziny, maksymalnie dwóch, w czasie których Wasz poziom energii jest mniej więcej taki, Wasz poziom energii to jest mniej-więcej te pięćdziesiąt procent bazowego, wyjściowego poziomu, którym dysponowaliście o dziewiątej rano, kiedy byliście świeży, wyspani, pełni werwy. Po jedzeniu, po trzygodzinnym maratonie telefonicznym Wasz poziom energii jest nieporównywalnie niższy. I to jest doskonały czas na to, aby wysyłać ludziom proste rzeczy. Jeżeli z kimś tutaj, o godzinie 10:30 umówiliście się, że jako zakończenie Waszej rozmowy jeszcze dziś wyślecie mu ofertę, to nie wysyłajcie jej w tej chwili. Zostawcie to sobie na ten moment, kiedy Wasz umysł będzie zmęczony, kiedy niewiele więcej da się zrobić. To jest świetny czas na wysyłanie ofert ogólnych, to jest świetny czas na wysyłanie prospektów, na wysyłanie ludziom linków do stron internetowych, do prezentacji Waszych produktów. Ten moment, kiedy jesteście w słabszej formie, ale możecie dalej wykorzystać czas bardzo produktywnie.

Co się dzieje później? Zobaczcie – jesteście w robocie już pięć godzin, sześć godzin, Wasz poziom energii wcale nie rośnie, jest już wykończony na poziom 50, 40 nawet procent. Co się dzieje później? Potrzebna jest kolejna przerwa. Ta przerwa może być krótsza – 15-20 minut i to jest przerwa, którą warto wykorzystać na coś, co zmienia Waszą optykę. Kiedy wychodzicie umysłowo z pracy i wchodzicie w inne miejsce. To jest moment na to, żeby spojrzeć co jest w wiadomościach Facebookowych, ale nie wiadomościach na Wallu, tylko co ktoś do Was napisał, to jest moment na to, żeby zadzwonić do żony i zapytać „Co tam słońce u Ciebie?”, to jest moment na to, żeby zrobić cokolwiek, co nie jest związane z pracą. Znowu, tak jak w przypadku lunchu – odskoczyć na chwilę od komputera, odskoczyć na chwilę od bieżącej roboty.

Później mamy ten czas, który ja nazywam „czasem bardzo produktywnym”. Tutaj nasz poziom energii jest podobnie niski jak wcześniej, jak po obiedzie, bo tu też nie przybędzie nam prądu, ale to jest moment, w którym mamy koniec dnia, w którym chcielibyśmy coś w tym dniu osiągnąć. To jest czas, w którym ja zawsze sugeruję moim handlowcom, aby dzwonić do klientów. Oni najczęściej wtedy też są po obiedzie, też są już zmęczeni, więc wszelkiego rodzaju negocjacje, prowadzenie trudnych rozmów, domykanie ofert, dogrywanie ich będzie dla Was łatwiejsze, bo Wy jesteście przygotowani, Wy jesteście już w pewnym rytmie, a ci ludzie będą mieli już trochę niższy poziom energii. To jest czas, w którym warto dogrywać szczegóły, dopinać oferty, negocjować, Wy wtedy też jesteście spokojniejsi, jesteście mniej agresywni, działa to bardzo sprawnie.

Reszta tego czasu, reszta tego dnia pracy tak naprawdę to jest moment idealny na to, żeby robić rzeczy, których teoretycznie nie trzeba robić. To jest moment na to, aby podlać kwiatki, aby w zszywaczu wymienić zszywki, żeby później, kiedy potrzebujecie na szybko zrobić jakąś ofertę nie szarpać się z szufladą, nie szukać kolejnych zszywek. To jest wreszcie moment na to, żeby robić administrację, żeby zanieść księgowej faktury, żeby rozliczyć swoją delegację, żeby przygotować jakiś raport, żeby zrobić analitykę, to jest moment na to, aby uzupełniać CRM, bawić się w te szczegóły techniczne, które i tak, i tak zrobić trzeba. Nie marnujcie na to czasu w ciągu dnia. Nie marnujcie na to czasu nigdzie indziej. Ten ostatni moment, kiedy jedziecie już na oparach to jest idealny czas na tego typu pracę. Spróbujcie zastosować zegar w praktyce, spróbujcie metody batchingu, łączenia czynności podobnych zastosować w praktyce. Te godziny są oczywiście umowne, ale radzę Wam – im więcej czasu poświęcicie na aktywną, codzienną pracę z nowym klientem, na to budowanie podstawy Waszej piramidy, na wsypywanie do lejka sprzedażowego nowych kontaktów, tym lepiej będzie Wam szło, tym lepszy będzie wynik i tego, i kolejnych miesięcy. Co do reszty – myślę, że wygospodarujecie ten czas bardzo dobrze. Zobaczycie sami – jeśli pokroicie zegar na kawałki, nie starczy Wam czasu na głupoty.